Personuppgiftspolicy
English version can be found below.
Yellow Pad AB är mån om personlig integritet och att skydda de personuppgifter vi behandlar. All behandling av personuppgifter sker i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.
När individer har kontakt med oss innebär det att personuppgifter lämnas till oss. I verksamheten kan det också ske att personuppgifter insamlas och behandlas avseende kontaktpersoner hos leverantörer, klienter och andra externa parter.
I följande policy beskrivs hur vi samlar in, blandar och delar personuppgifter. Vidare beskrivs även de rättigheter som de registrerade har samt våra kontaktuppgifter.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi samlar in de personuppgifter som lämnas till oss i samband med uppdrag, kontakt, nedladdning av material eller annars delas med oss i samband med uppdragsförberedelse eller administration. I huvudsak samlar vi in personuppgifter direkt från berörda personer men det kan förekomma att vi inom ramen för uppdraget får information om involverade personer utan att informationen kommer direkt från dessa personer.
De personuppgifter vi behandlar i ovan beskrivna sammanhang kan röra kontaktuppgifter (exempelvis namn, titel, arbetsgivare, postadress, telefonnummer och e-postadress), identifieringsinformation (exempelvis passuppgifter och födelsedatum/personnummer), faktureringsinformation (exempelvis organisationsinformation, kontonummer och skatteinformation).
En stor del av vår kommunikation sker via e-post och telefon- eller videosamtal. Den här typen av kommunikation innebär i princip alltid att personuppgifter delas med oss och behandlas av oss. Den som ringer oss, deltar i videosamtal med oss, skickar post till oss eller skickar e-postmeddelanden till oss lämnar i regel alltid personuppgifter som kan hänföras till en individ.
Vi använder spårningscookies på vår sida för att hjälpa till att förbättra våra reklamkampanjer. Vi kan spåra hur du har gått in på vår sida, vilka annonser du har klickat på och vilka sidor du har besökt. Detta för att vi ska kunna förbättra funktionaliteten på vår hemsida.
Vad är ändamålen med vår personuppgiftsbehandling?
Personuppgiftsbehandlingen som vi utför sker för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot våra klienter eller kunna svara på frågor från de som kontaktar oss. Dessutom behöver vi behandla personuppgifterna för att kunna tillvarata våra klienters intressen, sköta administration i samband med de uppdrag vi åtar oss, informera om våra erbjudanden samt uppfylla de krav som ställs på oss enligt lag.
Vad är den lagliga grunden för vår personuppgiftsbehandling?
Vid behandling av information om klienter så är den lagliga grunden att vi ska kunna fullgöra vårt uppdragsavtal med klienten samt för att uppfylla de krav som ställs på oss enligt lag. I kommunikation genom nyhetsbrev och liknande sker personuppgiftsbehandlingen med samtycke från den registrerade.
Vid behandling av personuppgifter hänförlig till leverantörer eller dessas företrädare och andra externa parter så är den lagliga grunden för denna behandlingen vårt berättigade intresse av att administrera relationen samt att fullgöra våra avtalsförpliktelser.
I de ovan nämnda fall som personuppgiftsbehandlingen grundar sig på en intresseavvägning bedömer vi att behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för de ändamål som rör våra klienters eller våra berättigade intressen och att dessa intressen väger tyngre än eventuella motstående intressen eller eventuella grundläggande fri- och rättigheter som skulle kunna påverkas.
Vem har tillgång till de personuppgifter vi behandlar?
Endast de personer som behöver behandla personuppgifter för de ända mål vilka de behandlas har tillgång till personuppgifterna. Vi granskar regelbundet våra processer för att säkerställa att samtliga uppgifter är säkra och skyddade.
Vår hemsida är uppbyggd hos Squarespace, information om hur de hanterar personuppgifter finns här: https://www.squarespace.com/privacy
Vi skickar ut nyhetsbrev genom Mailchimp, information om hur de hanterar personuppgifter finns här: https://mailchimp.com/about/security/
Vi använder Outlook för mailkommunikation, information om hur de hanterar personuppgifter finns här: https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement
Vi använder Bokio för bokföring, information om hur de hanterar personuppgifter finns här: https://www.bokio.se/villkor-och-gdpr/integritetspolicy/
Hur länge sparas personuppgifter?
Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet för behandlingen, om inte uppgifterna får eller behöver sparas längre enligt rådande tillämplig lag.
Vilka rättigheter har den vars personuppgifter behandlas av oss?
Yellow Pad AB, med organisationsnummer 559373-1788, är personuppgiftsansvarig för all dess personuppgiftsbehandling. Det innebär att vi ansvarar för att personuppgifter behandlas korrekt och i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.
De vars personuppgifter behandlas av oss har rätt att:
få veta vilka personuppgifter vi behandlar om denne,
begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter om denne rättas,
begära att vi raderar dennes personuppgifter (om exempelvis personuppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålet eller om ett lämnat samtycke återkallas) eller begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas,
invända mot en viss behandling av dennes personuppgifter, samt
under vissa förutsättningar, rätt att få ut sådana personuppgifter som tillhandahållit i ett maskinläsbart format och överfara dessa till en annan personuppgiftsansvarig.
Den som har invändningar eller synpunkter på vår personuppgiftsbehandling har rätt att kontakta eller lämna in klagomål hos Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet för vår personuppgiftsbehandling.
Vid frågor eller klagomål på vår personuppgiftsbehandling eller begäran om utövande av rättigheter enligt ovan, vänligen kontakta oss via e-post på info@yellowpad.se.
Privacy Policy
Yellow Pad AB is committed to protecting personal privacy and safeguarding the personal data we process. All personal data processing is conducted in accordance with applicable data protection legislation.
When individuals contact us, personal data is provided to us. In the course of our operations, we may also collect and process personal data concerning contact persons at suppliers, clients, and other external parties.
This policy describes how we collect, manage, and share personal data. It also outlines the rights of data subjects and provides our contact information.
What personal data to we process?
We collect personal data provided to us in connection with assignments, inquiries, downloads of materials, or otherwise shared with us during assignment preparation or administration. In most cases, we collect personal data directly from the individuals concerned, though in some instances, we may receive information about individuals indirectly as part of an assignment.
The personal data we process in the contexts described above may include contact details (such as name, title, employer, postal address, phone number, and email address), identification information (such as passport details and date of birth/personal ID number), and billing information (such as organizational details, account numbers, and tax information).
A significant portion of our communication occurs via email, phone, or video calls. Such communication almost always involves the sharing and processing of personal data. Individuals who call us, participate in video calls, send mail, or email us typically provide personal data that can be linked to an individual. We also use tracking cookies on our website to improve our advertising campaigns. These allow us to track how visitors accessed our site, which ads were clicked, and which pages were visited, helping us enhance website functionality.
What is the purpose of our data processing?
Our personal data processing is carried out to fulfill our obligations to clients, respond to inquiries, safeguard our clients' interests, manage assignment-related administration, inform about our services, and comply with legal requirements.
What is the legal grounds for the processing?
When processing client information, the legal basis is the need to fulfill our contractual obligations and comply with legal requirements. For communications such as newsletters, processing is based on the consent of the data subject.
For personal data related to suppliers, their representatives, and other external parties, the legal basis is our legitimate interest in managing relationships and fulfilling contractual obligations.
In cases where processing is based on a legitimate interest assessment, we consider the processing necessary for our or our clients' legitimate purposes, outweighing any opposing interests or fundamental rights and freedoms that may be affected.
Who has access to the data we process?
Access to personal data is limited to individuals who need it for the specified purposes. We regularly review our processes to ensure that all data remains secure and protected.
Our website is hosted by Squarespace, and their data handling policies are available at: https://www.squarespace.com/privacy.
We use Mailchimp for newsletters, with their policies available at: https://mailchimp.com/about/security/.
Email communication is conducted via Outlook, with their policies at: https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement.
We use Bokio for accounting purposes, with their policies available at: https://www.bokio.se/villkor-och-gdpr/integritetspolicy/.
How long do we save the data?
We retain personal data only for as long as necessary to fulfill the purposes of processing unless retention is required or permitted under applicable laws.
What rights do the individuals have when we process their data?
Yellow Pad AB, with organisational number 559373-1788, is data controller for all its personal data processing. This means that we are responsible for ensuring that personal data is processed correctly and in accordance with applicable data protection legislation.
Individuals whose personal data we process have the right to:
Access the personal data we process about them,
Request correction of inaccurate or incomplete data,
Request deletion of their data (e.g., if it is no longer needed for its purpose or if consent is withdrawn) or request restriction of processing,
Object to specific processing activities, and
Under certain conditions, receive their personal data in a machine-readable format and transfer it to another data controller.
Anyone with objections or concerns about our data processing has the right to contact or lodge a complaint with the Swedish Authority for Privacy Protection (Integritetsskyddsmyndigheten), the supervisory authority for data protection.
For questions, complaints, or requests regarding our data processing or to exercise your rights, please contact us via email at info@yellowpad.se.